Większość dokumentów sporządzanych w formie pisemnej jest opatrzona datą. Jednak w przypadku czynności sądowych lub administracyjnych taki zapis może się okazać niewystarczający. Wówczas warto zadbać o spełnienie wszystkich formalności zabezpieczających poczynione czynności prawne. Jedną z nich jest poświadczenie daty na dokumencie. Kiedy warto je wykonać? O tym dowiesz się z poniższego artykułu.
Czym jest poświadczenie daty na dokumencie?
Głównym założeniem poświadczenia daty na dokumencie jest potwierdzenie, że dana czynność prawna dokonała się w określonym czasie. Klauzula poświadczająca datę pozwala na przekształcenie formy dokumentu, ze zwykłej pisemnej na pisemną z datą pewną. Tym samym, nadanie klauzuli pozwala udokumentować, że dana czynność prawna została dokonana najpóźniej z chwilą jej poświadczenia.
Kiedy należy poświadczyć datę na dokumencie?
Zgodnie z zapisami art. 81 § 1 KC, gdy ustawa uzależnia ważność bądź określa skutki czynności prawnej od urzędowego poświadczenia daty. W praktyce oznacza to, że wszelkie dokumenty sporządzane w formie papierowej będą miały moc prawną wyłącznie od chwili, w której data ich istnienia zostanie poświadczona notarialnie.
Poświadczenie daty na dokumencie jest konieczne szczególnie wówczas, gdy wymagają tego od strony określone przepisy prawa. Zgodnie z zapisami Kodeksu Cywilnego data pewna jest wymagana w przypadku sprzedaży mieszkania, które równocześnie jest przedmiotem najmu. Również w przypadku zastawu konieczne będzie poświadczenie daty pewnej na dokumencie.
Co z pozostałymi dokumentami?
Poświadczenie daty pewnej na dokumencie pozwala zabezpieczyć interesy stron. Tym samym warto odwiedzić biuro notarialne każdorazowo, gdy wykonywane są czynności prawne związane z nabyciem, bądź sprzedażą dóbr, których wartość jest znacząca.
Dokumenty z poświadczoną datą pewną stanowić będą niezbity dowód w trakcie postępowania sądowego. Strona postępowania nie będzie mogła zaprzeczyć istnienia dokumentu ani insynuować jego spreparowania.
Kto może poświadczyć datę pewną?
Co do zasady, czynność ma datę pewną od daty urzędowego poświadczenia dokumentu, od daty dokumentu urzędowego, od daty wzmianki umieszczonej przez organ państwowy, organ jednostki samorządu terytorialnego lub notariusza, na dokumencie obejmującym czynność, a także od daty opatrzenia dokumenty kwalifikowanym elektronicznym znacznikiem czasu.
Tym samym, aby uzyskać datę pewną na dokumencie, najlepiej będzie odwiedzić biuro notarialne. Notariusz poświadczy datę na dokumencie, a w przypadku potrzeby wskaże również godzinę okazania dokumentu.
W poświadczeniu notarialnym znajdą się informacje dotyczące osoby okazującej dokument, tj. imię i nazwisko oraz miejsce zamieszkania. Koszt poświadczenia daty określony jest w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.
Choć wyłącznie niewielka grupa dokumentów wymaga prawnie nadania daty pewnej, to warto pamiętać o tym, że taka klauzula pozwala skutecznie bronić interesów stron. Warto więc stosować ją również w przypadku wszelkich innych dokumentów, które w naszej ocenie mogą stanowić materiał dowodowy w wyniku ewentualnych roszczeń.