Korzystanie z pomocy biura rachunkowego jest coraz popularniejszym zjawiskiem w niejednym przedsiębiorstwie. Opieka specjalistów wiąże się z szeregiem korzyści dla niejednego właściciela firmy. O czym warto pamiętać współpracując z biurem rachunkowym? Jakich zasad warto się trzymać?
Jakie są obowiązki biura rachunkowego?
Przed rozpoczęciem współpracy z danym podmiotem należy dokładnie określić zakres współpracy. Outsourcing usług księgowych może dotyczyć również spraw płacowo-kadrowych. Wszystko zależy od tego jaki wachlarz usług proponuje dane biuro rachunkowe. Na etapie rozmów warto więc ustalić jakie obowiązki będą leżeć po stronie firmy. Wszystkie warunki współpracy powinny zostać ujęte w formie umowy.
Należy też pamiętać, że część firm outsourcingowych może prowadzić również akta osobowe pracowników w formie elektronicznej. W takim przypadku przedsiębiorca musi upoważnić przedstawiciela biura rachunkowego do dostępu do teczek zawierających dane wrażliwe.
Terminowość to ważny element współpracy
Dobra komunikacja i przestrzeganie wcześniej ustalonych terminów sprawi, że współpraca będzie przebiegała znacznie lepiej. Decydując się na outsourcing usług księgowych należy więc pamiętać o dostarczaniu dokumentów i informacji na czas. Rzecz jasna, to założenie dotyczy obu stron umowy. Informacje na temat formy przekazywania wszelkich niezbędnych danych powinna być ujęta w umowie pomiędzy przedsiębiorstwem, a biurem rachunkowym.
Ważnym aspektem zadowalającej współpracy jest także komunikacja. Najlepiej zdecydować się na jednego przedstawiciela z obu stron, którzy mają dużą dyspozycyjność. W ten sposób można liczyć na dużo szybsze załatwienie bieżących spraw, a także tych niespodziewanych. Na etapie konstruowania umowy warto ustalić również w jaki sposób przedstawiciele będą się ze sobą komunikować – telefonicznie, mailowo czy też osobiście. Dzięki temu właściciel firmy może uniknąć błędów i niedopowiedzeń.
Zaufanie i wspólna praca kluczem do sukcesu
Wybierając profesjonalne biuro rachunkowe, zatrudniające specjalistów z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem można liczyć na fachową obsługę. Ważne jest więc odpowiednie dobranie osoby, która ma zajmować się sprawami przedsiębiorstwa. Istotnym jest również poważne podejście do specjalisty z biura rachunkowego. Umawiając się na spotkanie z przedstawicielem trzeba się w odpowiedni sposób przygotować. Zaangażowanie obu stron jest bardzo istotne, celem owocnej współpracy.
O czym jeszcze warto pamiętać?
Korzystnym dla przedsiębiorstwa rozwiązaniem jest możliwość udostępnienia prowadzonej przez biuro dokumentacji w formie elektronicznej lub papierowej. Dobrą praktyką outsourcingu usług księgowych jest także możliwość uzyskania potwierdzenia wysyłki dokumentów do Urzędu Skarbowego. W ten sposób można uniknąć błędów i niedopowiedzeń w przypadku obecności nieprawidłowych informacji w dokumentach.
Odpowiednie przygotowanie do współpracy z biurem rachunkowym gwarantuje dużo łatwiejszą i bardziej satysfakcjonującą współpracę. Warto więc poświęcić nieco czasu, by ustalić szczegóły współpracy.