Faktury niepłacone w terminie przez klientów to obecnie jeden z poważniejszych problemów firm i przedsiębiorstw. Wiąże się to z ogromnymi stratami za wykonane usługi, w związku z którymi wykonawca poniósł już pewne koszty. Gdy niezapłacone faktury zaczynają się mnożyć, firma może mieć problemy finansowe. Dlatego też należy wypracować odpowiedni sposób radzenia sobie z klientami, którzy nie dokonali wpłaty w wyznaczonym terminie. Warto wiedzieć, jak można uzyskać spłatę długów jak najmniejszym kosztem.
Kontakt z klientem
To pierwszy krok, jaki powinien wykonać przedsiębiorca w przypadku nieopłacenia faktury przez klienta. Większość osób wybiera kontakt telefoniczny, jednak warto zwrócić uwagę na to, iż nie ma wtedy żadnego dowodu na to, iż rozmowa z klientem się odbyła. Dlatego też warto wysłać maila, koniecznie z potwierdzeniem odczytania wiadomości. Mail może być zwykłym przypomnieniem o nieopłaconej fakturze. Warto podać jej numer oraz umieścić zapytanie o to, kiedy należność zostanie zrealizowana. Następnie, gdy otrzyma się potwierdzenie przeczytania wiadomości, a w ciągu kilku dni dłużnik nie udzieli odpowiedzi, można wykonać telefon. Rozmowa powinna odbywać się z osobą odpowiedzialną za płatności, można negocjować ostateczny termin zapłaty. Na tym etapie wielu klientów opłaca faktury. Jednak istnieją od tego wyjątki.
Wezwanie do zapłaty
Jeśli dotychczasowe działania nie przyniosły efektów, należy sięgnąć po inne narzędzia. Odpowiednim działaniem jest wysłanie przedsądowego wezwania do zapłaty. Najlepszą formą wysyłki jest list polecony z potwierdzeniem jego odbioru. W przypadku, gdy nie zostanie on odebrany, można wystosować e-mail o tej samej treści (wraz z potwierdzeniem odczytania). Wezwanie powinno posiadać kilka podstawowych informacji. Konieczne jest umieszczenie zarówno danych klienta, jak i firmy chcącej uzyskać zapłatę. Na wezwaniu należy także umieścić termin zapłaty – minimum 14 dni od dnia otrzymania pisma. Istotne jest także umieszczenie informacji o kwocie zadłużenia, numerze faktury oraz sposobie płatności (numer rachunku bankowego). Do wezwania powinno się dołączyć również fakturę, która nie została opłacona. Pismo może również zawierać ostrzeżenie dotyczące dodania do rejestru Biura Informacji Gospodarczej. W przypadku gdy klientem jest konsument można zgłosić dłużnika do BIG gdy:
- dług wynosi więcej niż 200zł
- minęło przynajmniej 60 dni przed terminem spłaty
- minął miesiąc od wezwania do zapłaty
Droga sądowa, czyli e-sąd
E-sąd jest najłatwiejszym sposobem na to, aby uzyskać nakaz zapłaty (od momentu jego otrzymania klient ma 14 dni na wykonanie wpłaty). W przypadku braku uregulowania długu, wierzyciel otrzyma klauzulę wykonalności, która jest podstawą do przekazania sprawy komornikowi. E-sąd jest o wiele prostszą metodą, niż zwrócenie się do sądu w tradycyjny sposób. Pozwala również na zaoszczędzenie czasu. Wymagana jest szybka rejestracja oraz wypisanie wszystkich informacji związanych z długiem.
Proces odzyskiwania długu za niezapłaconą fakturę składa się z kilku etapów. Najczęściej dłużnik spłaca zadłużenie tuż po otrzymaniu przedsądowego wezwania do zapłaty. Nie warto jednak decydować się na rezygnację ze wszelkich działań mających na celu odzyskanie długów. Takie długofalowe postępowanie może skutkować nie tylko ogromnymi stratami finansowymi, ale również negatywnym wpływem na wizerunek firmy. W niektórych przypadkach konieczne jest skorzystanie z pomocy firmy windykacyjnej bądź komornika.
Źródło: Straetus – Kupno wierzytelności