Każda firma niezależnie od swojej wielkości generuje każdego roku prawdziwe stosy dokumentów w papierowej formie, które, krążąc po różnych działach, mogą się nie tylko zgubić, ale również zniszczyć, czy też zostać przeoczone przez danego pracownika. Taki chaos nie sprzyja niestety efektywności pracy, jednak można go całkowicie wyeliminować, decydując się na elektroniczny obieg dokumentów. To rozwiązanie wdrażane jest obecnie w wielu przedsiębiorstwach, ponieważ usprawnia pracę zarówno w sferze administracyjnej, jak i księgowej. Czym jednak jest elektroniczny obieg dokumentów i jakie zalety płyną z wdrożenia w firmie takiego właśnie rozwiązania?
Elektroniczny obieg dokumentów: czym tak na prawdę jest?
Obieg dokumentów to jak wiadomo ich przepływ pomiędzy pracownikami danego przedsiębiorstwa, który związany jest z określonymi procedurami zachodzącymi w firmie. Większość dokumentów (w szczególności faktury zakupu i sprzedaży) krąży od działu do działu, ponieważ trzeba wprowadzić je do systemu, dodać do nich opisy lub komentarze, a także je zatwierdzić, co nie tylko pochłania sporo czasu, ale może również doprowadzić do zagubienia się niektórych dokumentów. Z tego też względu coraz większa liczba przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów, ponieważ dzięki takiemu systemowi można w skuteczny sposób usprawnić pracę. Taki system zapewnia pełną automatyzację obiegu dokumentów, a także pozwala zarządzać, katalogować i udostępniać dokumenty drogą elektroniczną.
Najważniejsze zalety elektronicznego obiegu dokumentów
Szybkość działania systemu
Znalezienie potrzebnego w danej chwili dokumentu dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów zajmuje dosłownie kilka minut, ponieważ wystarczy wpisać w wyszukiwarkę numer dokumentu, datę, czy też określone słowa kluczowe i potrzebny w danej chwili dokument jest już znaleziony (dzięki elektronicznemu obiegowi nie trzeba przeszukiwać sterty papierów, co może zając nawet kilka godzin, w zależności oczywiście od tego, jak duże jest przedsiębiorstwo, i jaką ilość dokumentów generuje).
Bezpieczeństwo systemu
Program obsługujący elektroniczny obieg dokumentów zawiera wszystkie niezbędne zabezpieczenia, przepisy prawne, a także informacje dotyczące gromadzenia dokumentów archiwalnych, dzięki czemu system przez cały czas jest aktualny i w pełni bezpieczny dla każdego użytkownika. Z kolei dzięki wszystkim koniecznym zabezpieczeniom ryzyko wycieku dokumentów na zewnątrz praktycznie nie występuje.
Trwałość dokumentów
Dokumenty papierowe wraz z biegiem czasu zaczynają się stopniowo niszczyć (dzieje się tak na skutek działania światła, wilgoci lub zbyt suchego powietrza) a oprócz tego mogą zostać zalane lub spalone wskutek działania określonych zdarzeń losowych, co nie ma praktycznie miejsca w przypadku elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki specjalnemu programowi przechowywane dokumenty są dodatkowo chronione przed ryzykiem ich utraty, dlatego też wdrożenie takiego systemu jest w obecnych czasach najlepszą inwestycją.
Mniej błędów, większa efektywność pracy
System elektronicznego obiegu dokumentów ma wbudowane specjalne algorytmy weryfikacji poszczególnych dokumentów, dzięki czemu ryzyko popełnienia jakiegoś błędu praktycznie nie występuje tak, jak miało to miejsce np. w przypadku ręcznego wypisywania faktur. Z kolei dzięki temu, iż nie jest konieczne ręczne wypisywanie dokumentów, zostaje ograniczona ilość pracy manualnej, co przekłada się oczywiście na zwiększenie efektywności.
Inspirowane: flexisolutions.pl – system do prognozowania finansowego